Crear y/o
construir una Tabla dinámica es una tarea casi que habitual en muchos usuarios
de Excel. Las tablas dinámicas más que hacer la vida fácil son una herramienta
poderosa que nos permite resumir la información para tomar decisiones.
Construir
una tabla dinámica en Excel es muy sencillo; sólo debe tenerse una base de
datos (tabla de datos) correctamente estructurada para lograrlo. Para crearla sólo
debes ejecutar el comando Tabla dinámica ubicado en el grupo Tablas de la
pestaña Insertar.
El cuadro
de dialogo Crear tabla dinámica acepta de muchas formas a las bases de datos;
puede introducirse directamente un rango de celdas dispuesto en una hoja de Excel,
o bien una tabla propiamente hablando.
Sin
embargo, una manera poco convencional por no decir que practica a la hora de
crear tablas dinámicas dentro de Excel es utilizando nombres que referencien a
fórmulas que construyen rangos de celdas dinámicos. En este contexto resulta
muy obvio decir que también es válido dicho método.
Por ejemplo,
suponga que se dispone de una hoja de Excel exclusiva para almacenar únicamente
datos sobre las comisiones de las ventas de los comerciales de una organización.
Esta hoja que sólo contendrá dicha información es una candidata perfecta para
implementar un nombre formulado que genere un rango dinámico de celdas que nos
sirva como insumo para crear una o más tablas dinámicas en otras hojas del
libro.
Este nombre
que referenciará una formula sólo debe cumplir un único requisito, debe apuntar
a un rango de celdas (tabla de datos) que contenga al menos una columna o campo
cuyos valores no contengan celdas vacías. Esto es necesario ya que la fórmula
que se implementará usará a dicha columna para estimar el alto del rango de
celdas que creará dinámicamente a la base de datos que se pasará a la tabla dinámica.
La fórmula
que utiliza a la función de Excel DESREF es la que básicamente creará un rango dinámico
de celdas que se actualiza cada vez que ingresemos valores dentro de la hoja.
Esta fórmula que puede ser asignada a un nombre mediante el Administrador de
nombres (pestaña Fórmulas • grupo Nombres definidos), puede ser incorporada
directamente mediante dicho nombre a la hora de crear la tabla dinámica.
Ejemplo de
fórmula que genera un rango dinámico de celdas
=DESREF($A$1,0,0,CONTARA($A:$A),5)
En consecuencia,
cada vez que quieras crear una tabla dinámica en una hoja diferente del libro
de Excel que contiene la base de datos y el nombre formulado, sólo deberás
crear la tabla dinámica y especificar dicho nombre como fuente de datos.
• Observa este video tutorial para analizar el método.
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