Fórmula para cambiar el área de impresión dinámicamente

En Excel no es muy frecuente Establecer un área de impresión; De hecho, son muy pocos los usuarios de esta aplicación que imprimen sus reportes o alguna información contenida en las hojas de un libro de Excel. Esto ha originado que la mayoría de usuarios desconozcan una herramienta que puede ser muy útil a la hora de llevar los datos al papel.

Bajo esta premisa debo decir que en ocasiones a algunos usuarios se les dificulta imprimir desde Excel debido a que lo primero que se procesa para la impresión: son las celdas de las primeras filas y columnas de una hoja sin importar si estas últimas no contienen datos o están en blanco.

Es decir, si alguna información existe por fuera de esta área, Excel siempre imprimirá las primeras celdas en blanco (si no existen datos) antes de llegar a las que realmente si los contienen.

Esto que muchos usuarios desconocen, es el principal factor por el que imprimir desde Excel se vuelve casi tedioso y en pocas ocasiones una tarea titánica. No obstante, un comando muy útil a la hora de llevar los datos al papel es el que lleva el nombre de: Establecer área de impresión (ubicado en la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, desplegando el menú Área de impresión).

Al ejecutar este comando sobre un área determinada (rango de celdas) usted no verá que suceda algo en el libro de Excel, sin embargo, si clica en el ítem Imprimir de la pestaña Archivo, sí que verá el rango de celdas estipulado listo para imprimirse.

Algo que debes saber

Una vez se ha establecido un área de impresión, Excel la almacena dentro del Administrador de nombres (ubicado en la pestaña Fórmulas, del grupo Nombres definidos) con la denominación de: Área_de_impresión.

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Por lo general una vez se establece un área de impresión, esta queda configurada de manera estática con el rango de celdas asignado o seleccionado. No obstante, algo que quizás usted no sabe hasta este momento es que dicho rango de celdas al que hace referencia un área de impresión, puede ser modificado con fórmulas que contienen funciones para que se genere de manera dinámica al establecer algún parámetro que lo controle.

Existen muchos modos para configurar el área de impresión de una hoja de Excel para que se genere de manera dinámica. Por ejemplo: uno de ellos es escribiendo una fórmula que utilice a la función DESREF que permita la devolución de rangos de celdas mediante su primer y sus dos últimos argumentos. ¿Quieres ver cómo? Observa este video ilustrativo.

• Si al ver el material quieres practicar, descarga el Libro de Excel que usamos en el video.