Impedir registros duplicados en una tabla de Excel

Esta vez voy a salirme un poco del esquema tradicional con el que suelo comenzar mis artículos y voy a iniciar con la explicación de un concepto clave en Excel que quizás muchos usuarios principiantes o intermedios desconocen cuando les hablan de tablas dentro de esta aplicación.

Si bien es cierto que en el argot popular un rango de celdas que contienen valores puede calificársele como una tabla de datos en una hoja de Excel, es muy válido decir también que dicho concepto está mal utilizado cuando hablamos de tablas dentro de esta aplicación.

Es decir, una cosa es tener un rango de celdas con valores, y otra muy diferente es tener una tabla de datos con valores.

Entonces: ¿Qué es un Rango de celdas con valores y qué es una Tabla de datos?

Para que lo entiendas claramente, imagine que un Rango de celdas con valores no es nada más que un conjunto contiguo de celdas con datos que relacionan información de algún modelo particular que queremos representar en una hoja de Excel. Y una Tabla de datos es una estructura que esta aplicación reconoce mediante referencias dinámicas de celdas que Excel organiza con un nombre único dentro de un Libro para calificar la tabla, y nombres agregados para calificar a las columnas o los campos de dicha tabla.

En consecuencia, si un usuario cualquiera distribuye información en algunas celdas de una hoja para representar un modelo de interés, en esencia estamos hablando de un rango de celdas con valores. Sin embargo, si el usuario aplica el comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la pestaña Insertar o (Ctrl + T) sobre el rango de celdas con valores, estamos hablando de tabla de datos.

Por tanto, una tabla de datos tiene la capacidad inherente de referenciar sus columnas y sus filas de modo dinámico a medida que se ingresan nuevos campos o registros de manera respectiva dentro de la tabla. Lo que hace que cualquier fórmula, formato, o inclusive una validación, sean implementadas en los nuevos registros recién ingresados.

Ahora bien... Esta potencia que tienen las tablas como ya dije puede aprovecharse muy bien sobre las fórmulas y los formatos implementados; Pero más aún sobre las validaciones que se realicen sobre uno o varios campos de interés dentro de la tabla.

Por ejemplo, suponga una tabla de datos como la que le muestro arriba; una tabla de datos que referencia las calificaciones por periodo y asignatura de algunos estudiantes de un aula de clase. De la cual queremos implementar una restricción para que la persona que diligencia la información de la tabla, no duplique la calificación en un nuevo registro de una materia para un periodo que ya fue ingresado con anterioridad.

Para resolver este inconveniente fácilmente podemos implementar una validación de datos personalizada que se formule con el uso de una función de Excel que cuente los registros en busca de valores duplicados dentro de la tabla. Validación que se aplicará sobre las celdas de interés, pero que obtiene su conteo de una columna auxiliar que nos sirve de base para implementar la validación.

Esta validación personalizada prácticamente le impedirá que un nuevo registro (y no uno anterior) se cree duplicado dentro de la tabla. Así, si usted utiliza el método que voy a describir a continuación en un video tutorial, podrá sencillamente implementar integridad referencial sobre cualquier tabla de datos que necesite de esta acción.

• Clic aquí para ir al video tutorial.

• Descargue aquí el Libro de trabajo de Excel.