Principales controles en la cinta de opciones de Excel - XML y VBA

En la actualidad existen muchas personas que se consideran expertas en Excel o al menos con conocimientos avanzados sobre esta herramienta, sin embargo, al cuestionarlos con temas tan simples como la identificación de los diversos controles con que operan a diario dentro del Excel, sus respuestas son casi desconcertantes.

Esta y otras cuestiones más, han hecho que me detenga por un momento y escriba este artículo para tratar de exponer los diversos y más frecuentes controles con los que un usuario básico, o inclusive experto, puede llegar a encontrarse cuando opera con este aplicativo.

Aunque usted no quiera conocer de historia sobre Excel, déjeme actualizarlo un poco diciéndole que desde la Versión 2007 en adelante, Microsoft apostó por una interfaz de usuario nueva para su Suite de Office. Una suite que innovó en aquellos años principalmente por cambiar su viejo esquema de menús para trabajar dentro de los aplicativos, por una Cinta de opciones compuesta por múltiples Pestañas rellena de Controles a la que denominó: Ribbon.

Para describir desde un punto de vista técnico los principales controles que usted puede encontrar dentro de Excel, es necesario categorizarlos en dos grandes esquemas, los Controles globales (que funcionan como contenedores), y los Controles de acción (que funcionan como disparadores o desencadenadores de las herramientas y rutinas del aplicativo).

Controles globales

• Ribbon o Cinta de opciones

Aunque usted no lo crea, la cinta de opciones o Ribbon es un control dentro de Excel. Un control que no puede dilucidarse a simple vista debido a que actúa como recipiente de otros controles que están contenidos dentro de dicha cinta.

Para comprenderlo mejor imagine que la cinta de opciones es todo el bloque superior de la aplicación cuando usted abre un libro de Excel en blanco.

• Pestañas

Estos controles son más sencillos de identificar, puesto que son la primera impresión que el usuario final tiene al desplazarse por las diversas funcionalidades del aplicativo.

Las pestañas tienen un rol importante dentro de Excel, ya que son ellas las que permiten ordenar y clasificar las innumerables funcionalidades que tiene esta herramienta. Por ejemplo, la Pestaña Datos contiene todo el conjunto de funcionalidades para operar con los datos como si se tratase de una sola entidad.

Funcionalidades como: obtención de datos desde fuentes externas, trasformación, conexiones entre diversas fuentes y Excel, ordenamiento, esquemas, etc. etc.

• Grupos

Aunque son sencillamente identificables dentro de una pestaña en la cinta de opciones, un grupo no tiene una funcionalidad concreta que realice algo para el usuario final.

La única tarea que cumple un grupo dentro de una pestaña es la de sub-categorizar las funcionalidades que especifica la pestaña que lo contiene. De esta manera no encontraremos los múltiples controles que lanzan esas funcionalidades desperdigados por toda la pestaña.

Por ejemplo, en la Pestaña Inicio podemos ver el Grupo Alineación, el cual cuenta con funcionalidades para ajustar, orientar, etc. Los caracteres dentro de una o varias celdas.

Controles de acción

• Botón de comando

Este es el control más sencillo que usted podrá encontrar en toda la cinta de opciones. De hecho, su característica sólo radica en recibir un clic por parte del usuario para ejecutar su acción. Esta acción puede desplegar un formulario, una ventana, o ejecutar una funcionalidad sobre algún objeto seleccionado.

Puede encontrar los botones de comando de dos formas: grandes y chicos. Un ejemplo claro de este control lo ubicará en la Pestaña Insertar en los grupos Tablas y Complementos (Tabla y Tienda) de la versión 2016 de Excel.

• Casilla de verificación

Este tipo de control es bastante simple. Como su nombre lo indica es una pequeña casilla con una etiqueta que puede ser activada o desactivada por parte del usuario de la aplicación. Si la casilla está activa mostrará una marca dentro del recuadro blanco, si no lo está, el recuadro permanecerá blanco.

Un ejemplo de este control puede ubicarlo en el Grupo Mostrar de la Pestaña Vista. Observe que este grupo está conformado únicamente por este tipo de control.

• Caja de texto

Este control por lo regular no se encuentra en las pestañas convencionales de la cinta de opciones de Excel. Sin embargo, si crea una tabla con un rango de celdas podrá apreciar este control dentro del Grupo Propiedades ubicado en la Pestaña Diseño de las Herramientas de tabla que aparece de manera emergente al ubicar la celda activa dentro de la tabla recién creada.

Básicamente esta caja de texto se utiliza para pedir información al usuario mediante la escritura manual desde teclado. Esta información puede ser utilizada para muchos fines dentro del aplicativo.

• Botón de activación

Los controles de activación, conocidos por muchos programadores como botones de activación, son muy similares al Botón de comando. La diferencia de este último con el botón de activación radica principalmente en que este queda (activo o encendido) una vez el usuario final hace clic sobre él.

Esta característica que está muy bien marcada en este tipo de controles lo hace ideal para utilizarlo al realizar ciertas tareas con restricciones mientras el control está activo. Una vez el usuario desactiva el control la tarea vuelve a realizarse con normalidad.

Por ejemplo, el clásico botón de activación lo podemos encontrar en la Pestaña Inicio del Grupo Alineación. Ajustar texto desde luego es un botón de activación que configura el texto de una o varias celdas que por lo regular es extenso, en varias líneas para poder verlo todo.

Usted puede encontrar varias formas diferentes para el botón de activación; chico con icono y etiqueta, chico únicamente con icono, grande con icono y etiqueta, grande únicamente con icono. Las dos últimas se personalizan con XML.

• Listas (permite escribir - no permite escribir)

En Excel se permiten configurar dos tipos diferentes de listas. Las que aceptan la inserción de texto por parte del usuario final, y las que no lo aceptan.

Por alguna razón Excel no utiliza las listas que no permiten la inserción de texto por parte del usuario. Los desarrolladores de Microsoft no dan una explicación clara sobre este aspecto. Sin embargo, mediante XML es posible insertar este tipo de controles a la cinta de opciones.

El control lista es muy parecido en forma a la Caja de texto, salvo que tiene en su parte derecha un pequeño triangulo apuntando hacia abajo, e indica que dicho control contiene elementos seleccionables dentro de él.

Un ejemplo de este control es el que contiene las fuentes que se pueden aplicar al texto dentro de una celda. Puedes ubicarlo en la Pestaña Inicio, Grupo Fuente.

• Separador

Sin muchos detalles que decir, el control separador no es nada más que una simple línea vertical que divide unos controles de otros dentro de un grupo. Un ejemplo de este tipo de control puede observarse en los Grupos Fuente, Alineación, y Número de la Pestaña Inicio.

• Menú

La apariencia de este control es muy similar a la del Botón de comando. Puede presentarse de dos tamaños en la cinta de opciones (grande y chico); y se identifica fácilmente debido a que posee un pequeño triangulo apuntando hacia abajo en la parte derecha del control.

Un menú puede contener otros tipos de controles, por ejemplo, pueden incorporarse botones de comando, casillas de verificación, e inclusive otros menús (sub-menú).

Un ejemplo de este tipo de control puede observarse en el Grupo Edición de la Pestaña Inicio. Efectivamente el control Rellenar es un claro ejemplo de un menú.

• Menú con botón

La descripción más simple que puede usarse para comprender este control es imaginar un Botón de comando y un Menú unidos en un solo control. En esencia el botón de comando se posiciona en la parte superior y el menú en la inferior.

Pueden apreciarse dentro de la cinta de opciones de dos formas diferentes (grande y chico). Si es grande, ambos controles unidos se muestran grandes, si es chico, ambos se muestran chicos.

Este control es bastante versátil debido a que puede ejecutar una funcionalidad directamente con su botón superior. Si se necesitan ejecutar otras funcionalidades se pueden desplegar dentro del menú en la parte inferior.

Un ejemplo puede observarse en el Grupo Alineación de la Pestaña Inicio. El control Combinar y centrar es efectivamente un Menú con botón.

• Menú separador

Este control tiene la misma función que el Control Separador, sin embargo, presenta dos cambios bien definidos. El primero, es que sólo se puede incorporar dentro de controles menú y listas; El segundo, es que puede añadírsele una etiqueta a modo de título.

Su posición es horizontal dentro del menú. Un ejemplo concreto de este control puede apreciarse en el Grupo Fuente, Pestaña Inicio, en el control que define el tipo de fuente para una celda.

• Etiqueta

Funciona como un pequeño cajón que contiene texto que no se puede seleccionar ni cliquear. Este tipo de control opera principalmente para añadir títulos descriptivos que sirven de indicación al usuario final sobre la funcionalidad de otros controles.

El único grupo que contiene este tipo de control se ubica en la Pestaña Diseño de página, Grupo Opciones de la hoja.

• Lanzadera de grupo

Este tipo de control no es propiamente hablando un control en el sentido estricto de la palabra; Es más bien una configuración que se hace sobre un grupo y tiene la finalidad de añadir un Botón de comando en la esquina inferior derecha de este último.

Su forma es algo particular, ya que se corresponde con un pequeño cuadrado que tiene dentro de sí una diminuta flecha ubicada diagonalmente. Este control por lo general despliega cuadros de dialogo que llevan a cabo tareas adicionales que complementan la funcionalidad del grupo y la pestaña.

Puede observar un control de este tipo en la Pestaña Diseño de página, en el Grupo Configurar página.

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Para finalizar sólo quiero comentar que estos no son todos los controles existentes que incorpora Excel dentro de su entorno de trabajo en la cinta de opciones. No obstante, quiero que quede claro que los controles mencionados en este artículo presuponen la mayoría que se pueden encontrar en los grupos que están dentro de las diversas pestañas.

Si quieres ver un ejemplo de cada control mencionado en este artículo implementado desde XML y VBA dentro de Excel, observa este video.

Si piensas que olvide mencionar algún control dentro de esta lista por favor déjamelo en los comentarios, con gusto lo añado y lo pongo a disposición de toda la comunidad.