Formato de número personalizado - valores negativos

Al comenzar a leer estas líneas lo primero que quiero que hagas es que comprendas que un Formato de número personalizado no es algo mágico ni tampoco complicado ni mucho menos difícil de aprender.

Son simplemente un conjunto de reglas que se aplican siguiendo una lógica estructurada que se detalla con precisión en varios capítulos de la ayuda de Excel. En ellos (en los capítulos de la ayuda) se describen con gran detalle el uso de cada uno de los caracteres especiales que la caja de texto interpreta y traslada hacia el interior de cada una de las celdas. (Formato de celdas – Número – Categoría – Personalizada - Tipo).

Para crear, o mejor dicho para personalizar un nuevo tipo de Formato de número que pueda aplicarse a una o varias celdas, lo esencial es identificar inicialmente las cuatro partes de las que se compone un formato de número; en donde el total de las partes que se conoce como (código del formato) definen en su orden el formato de números positivos, números negativos, los valores de cero, y por último el texto.

<POSITIVO>;<NEGATIVO>;<CERO>;<TEXTO>

Esta regla que por lo regular no es estricta en todos los casos permite definir y trabajar con las secciones de código que necesitemos en un momento dado. Sin embargo, si se desea omitir una sección dentro del código del formato, siempre deberá tenerse cuidado de especificar y separar dicha sección con un punto y coma (;) dentro de los límites de la expresión.

Por otro lado, y algo que debe quedar claro, es que, si solo se especifican dos secciones de código para un formato de número personalizado, la primera sección de código siempre se usará para los números positivos y los ceros, y la segunda sección se utilizará para los números negativos.

Así mismo, si un formato de número sólo requiere únicamente de una sección de código, esta se usará para todos los números dentro del código del formato. Es decir, si solo se especifica una sola sección de código, está sección aplicará únicamente para los números dentro de las celdas de interés donde se aplique dicho formato.

Convenciones de algunos caracteres especiales de uso frecuente

• Comillas dobles (“ ”): se utilizan para especificar cadenas de texto dentro de todas las secciones de código de un formato de número.

• Símbolo de arroba (@): se utiliza únicamente en la sección de código de texto. (La sección de código de texto en el código del formato siempre será la última). Si omite la arroba en la última sección de código, el texto que escriba en la(s) celda(s) no se mostrará.

• Símbolo de subrayado (_): Se utiliza en cualquier sección del código del formato. Subrayado crea un espacio que tenga el ancho de un carácter que se especifique de manera subsiguiente a este último.

• Símbolo de asterisco (*): Se utiliza para repetir un determinado carácter dentro de un formato de número. Se usa en todas las secciones del código del formato. Al utilizar el asterisco con un carácter subsiguiente, dicho carácter rellena la celda hasta el ancho de toda la columna.

• Corchetes para colores ([Color]): Se utilizan para especificar un tipo de color dentro de cada sección del código del formato. Los colores disponibles y aceptados para un formato de numero son: [Negro], [Verde], [Blanco], [Azul], [Magenta], [Amarillo], [Cian], [Rojo].

• El cero (0): Es un marcador de posición de dígitos. Muestra los ceros no significativos si un número tiene menos dígitos que los ceros especificados en el formato. Ejemplo: si escribe 10.5 en una celda y desea mostrar 10.50 en dicha celda, use el formato de numero #.00 para agregar un cero adicional.

• El numeral (#): Es un marcador de posición de dígitos. (#) sigue las mismas reglas que el (0), sin embargo, (#) no muestra ceros adicionales cuando el número que escribe tiene menos dígitos a ambos lados de la coma decimal que el número de símbolos # especificados en el formato. Ejemplo, si en una celda escribe 10.5 y especifica el formato de número #.### el número mostrado siempre será 10.5.

• La interrogación (?): Es un marcador de posición de dígitos y sigue las mismas reglas que el (0). El detalle con este marcador de posición es que Excel lo interpreta con espacios de alineación para números con decimales de diferentes tamaños. Ejemplo, si escribe 50.5, 10.58, 852.45, 5487.365 y especifica el siguiente formato de número #,##0.00? Excel alinea todos los números por el separador decimal.

Así, al tener en cuenta estos parámetros básicos usted podrá emplearlos para dar una mejor presentación a los datos que escriba dentro de las celdas. No obstante, mi única recomendación es que lea la ayuda completa y verifique cada uno de los aspectos y demás convenciones que allí se estipulan.

Por ejemplo, con el siguiente video te enseño en menos de un minuto a crear un formato de numero personalizado para denotar los valores negativos de moneda contenidos en una o varias celdas de Excel.

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